Efficiëntie en betrouwbaarheid zijn essentieel in de ziekenhuiswereld, niet alleen in de zorg zelf, maar ook in ondersteunende processen zoals inkoop en logistiek. Onlangs hebben we een grote stap gezet: het eerste orderbericht is succesvol afgeleverd via Peppol.nl en verwerkt in het systeem van de leverancier. Hilbert Kok, directeur en mede-eigenaar van Fikss, vertelt over zijn ervaringen met dit project en legt uit waarom het een belangrijke stap voorwaarts is voor de zorgsector. Fikss is het bedrijf achter Xolve, het label waarmee deze innovatieve oplossing is geïntroduceerd.
Van losse Pdf’s naar een gestroomlijnd proces
Tot voor kort werden inkooporders in veel ziekenhuizen handmatig verwerkt. Bestellingen werden per PDF via e-mail verstuurd naar leveranciers, die deze handmatig in hun systeem invoerden. Dit kostte tijd en leidde ook tot fouten en misverstanden over leveringen en facturen.
“Ziekenhuizen willen graag efficiënter werken, maar als leveranciers geen digitale orders kunnen verwerken, blijft het lastig om stappen te zetten.”
Met de implementatie van Peppol verandert dit.
“Geen losse PDF-orders meer, geen misverstanden over leveringen en facturen die niet matchen. Met deze ontwikkeling krijgen ziekenhuizen real-time grip op hun inkoopproces – van bestelling tot betaling. Minder handmatig werk, minder fouten en een efficiëntere samenwerking tussen inkoop, logistiek en financiën.”
De kracht van samenwerken
Het afleveren van het eerste orderbericht via Peppol vereiste nauwe samenwerking tussen verschillende partijen.
“Hoewel iedereen de voordelen van digitaal orders versturen zag, moest er wel iemand de eerste stap zetten.”
Door in gesprek te gaan met ziekenhuizen, leveranciers, de Nederlandse Peppol-autoriteit en experts op het gebied van softwareontwikkeling, brachten we alle partijen bij elkaar. Een belangrijk moment was het evenement dat Fikss, in juni vorig jaar organiseerde bij AFAS Software in Leusden. “Daar werden alle betrokkenen samengebracht, wat hielp om het enthousiasme te vergroten en de bereidheid om stappen te zetten te versterken.”
Wie zet de eerste stap?
Het idee van een digitaal orderproces klonk aantrekkelijk, maar in de praktijk bleek het een kip-en-ei-verhaal.
“Ziekenhuizen willen wel overstappen, maar als leveranciers geen digitale berichten kunnen verwerken, waarom zouden ze dan instappen? En andersom: als leveranciers geen digitale orders ontvangen, waarom zouden ze dan investeren in deze verandering?” legt Hilbert uit.
Het is belangrijk om deze vicieuze cirkel te doorbreken. Daarom heeft Fikss verschillende ziekenhuizen, AFAS en leveranciers weten te overtuigen om mee te doen. Door deze samenwerkingen konden we de eerste stap zetten en aantonen dat het werkt. Naast organisatorische uitdagingen waren er ook technische hobbels.
“Hoewel Peppol gestandaardiseerd is, bleek er in de praktijk toch ruimte voor eigen interpretatie. Door intensieve samenwerking tussen een ziekenhuis dat vooruit wilde en een leverancier met dezelfde drive, is het eerste orderbericht succesvol verzonden.”
Van theorie naar praktijk
Dat het nu gelukt is, bewijst dat digitaal bestellen via Peppol niet alleen een theoretische verbetering is, maar ook daadwerkelijk werkt.
“Het levert een tastbaar bewijs waarmee we andere ziekenhuizen en organisaties die via een ERP-systeem inkopen, kunnen overtuigen om deze stap ook te zetten. “Het proces wordt efficiënter voor zowel de inkoper als de leverancier.”
Ter vergelijking: Éen van onze ziekenhuizen gebruikte AFAS-software voor inkoop, waarbij orders per PDF per e-mail werden verstuurd en handmatig overgetypt door leveranciers. Orderbevestigingen en leveringen werden eveneens handmatig verwerkt, wat leidde tot telefoontjes en misverstanden over levertijden en facturen. “Dit kostte enorm veel tijd en gaf onnodige administratieve rompslomp,” vertelt Hilbert. Dankzij Peppol wordt dit proces nu grotendeels geautomatiseerd, waardoor fouten verminderen en het inkooptraject sneller en overzichtelijker wordt.
Waarom nu juist Xolve Gripp?
De ontwikkeling van Xolve Gripp was nodig om handmatige fouten te verminderen.
“Het overtypen van orders, handmatig orderbevestigingen vastleggen, of artikelinformatie via scanners invoeren – dat zijn allemaal handelingen die foutgevoelig zijn en tijd kosten. Door deze processen te digitaliseren, besparen we tijd en vergroten we de betrouwbaarheid.”
Nu de eerste order succesvol via Peppol is afgeleverd, is het tijd voor de volgende stap. “We willen zoveel mogelijk leveranciers en ziekenhuizen overtuigen om Peppol te gebruiken.”
“Het ultieme doel is een volledig geautomatiseerd inkoopproces, waarbij vanaf bestelling tot betaling geen handmatige handelingen meer nodig zijn.”
Met deze mijlpaal hebben we laten zien dat digitale inkoop in de zorg geen toekomstmuziek is, maar gewoon de realiteit.
Vakbeurs Zorg & ict vindt plaats van 8 t/m 10 april 2025 in Jaarbeurs, Utrecht. Registreer voor gratis toegang.
